Formalités de création d'entreprise : que devez-vous faire ?

Aujourd’hui les formalités nécessaires pour créer une entreprise ont été grandement simplifiées grâce à la mise en place des CFE : les centres de formalités des entreprises. Bien que ces CFE centralisent les différentes formalités administratives, il reste quelques formalités substantielles dont vous devez vous charger, vous-même ou avec votre conseil. Lesquelles ?


Formalités administratives : à quoi ça sert ?

Déclarer et immatriculer votre entreprise. Procéder aux formalités administratives de création d’entreprise va consister à déclarer votre activité aux différents organismes administratifs (services des impôts et organismes sociaux notamment) et à immatriculer l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au répertoire des Métiers (RM) ou au Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée (RSEIRL), selon les hypothèses vous concernant.

Attention ! Le Comité de coordination du registre du commerce et des sociétés (CCRCS), dans un avis du 9 mai 2017, a précisé que lorsque l’activité déclarée relève d’un monopole professionnel (avocat, notaire, etc.), il faut que le dossier que vous déposez au RCS comprenne un document justifiant de votre inscription à un ordre professionnel.

Le saviez-vous ?

Les inscriptions au RCS des SARL et SAS dont l’associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ou la présidence, sont dispensées d’insertion au Bulletin Official des Annonces Civiles et Commerciales (Bodacc). Cette dispense d’insertion au Bodacc ne vaut pas pour ces mêmes sociétés en cas d’apport de fonds de commerce, location-gérance ou gérance mandat.

Obtenir vos numéros d’identification. L’entreprise sera identifiée au moyen d’un numéro SIREN, qui est constitué de 3 groupes de 3 chiffres attribués en fonction de l’ordre d’inscription de l’entreprise (vous obtiendrez également un numéro SIRET qui, lui, identifie le ou les établissements de l’entreprise), ce numéro devant figurer sur vos documents commerciaux et professionnels. Associé à ce numéro SIREN, vous obtiendrez également :

  • un numéro lié à votre inscription au registre professionnel (numéro RCS, numéro RM, numéro RSEIRL) qui devra également être mentionné sur vos documents professionnels ;
  • un code APE (activité principale exercée) issu de la nomenclature des activités françaises, attribué par l’INSEE (qui dépend de l’activité exercée par l’entreprise) ;
  • un numéro d’identification à la TVA (numéro de TVA intracommunautaire) pour les entreprises assujetties à la TVA, numéro qui devra figurer sur les factures émises par l’entreprise et sur les déclarations de TVA.

Obtenir une « carte d’identité ». Une fois vos formalités effectuées, vous obtiendrez la carte d’identité de votre entreprise, appelée K-Bis, pour le registre du commerce et des sociétés, D1 pour le répertoire des métiers. Ce document prouve votre immatriculation et comporte un certain nombre de mentions, comme l’identité complète de l’entreprise (numéro d’immatriculation, dénomination, adresse du siège social, activité, etc.), son numéro SIREN, son code APE, l’identité des dirigeants, etc. Notez que, pour les extraits K-Bis, de nouvelles mentions sont prévues depuis le 1er novembre 2013, comme la mention du code NAF (nomenclature d’activités françaises), la référence aux autorisations nécessaires pour l’exercice d’une activité réglementée, la mention des établissements secondaires situés dans des pays de l’Union européenne, etc.

Y penser ! Pensez aussi à mentionner au RCS le nom de domaine de votre site Internet, ce qui peut présenter plusieurs avantages : non seulement, cette mention sera un élément de preuve vous permettant de justifier d’une antériorité d’usage du nom de domaine en question (en lui conférant une date certaine), mais vous certifiez aussi auprès de vos partenaires commerciaux que ce nom de domaine vous appartient effectivement.


Prenez contact avec votre Centre de Formalités des Entreprises

Où est le CFE ? Pour effectuer vos démarches administratives d’immatriculation de l’entreprise, votre interlocuteur unique sera le centre de formalités des entreprises (CFE) : c’est cet organisme que centralise l’ensemble des documents nécessaires à la création et l’immatriculation de votre entreprise et les transmet aux différents organismes compétents. Pour trouver votre CFE :

  • si vous envisagez l’exercice d’une activité commerciale, contactez la chambre de commerce et d’industrie ;
  • si vous envisagez l’exercice d’une activité artisanale, contactez la chambre des métiers et de l’artisanat ;
  • si vous envisagez l’exercice d’une activité agricole, contactez la chambre d’agriculture ;
  • si vous envisagez l’exercice d’une activité libérale ou d’une activité d’agent commercial, contactez le greffe du Tribunal de Commerce ou l’URSSAF;
  • si vous envisagez l’exercice d’une activité à titre de profession habituelle (hors activité commerciale, artisanale, agricole ou libérale) et que vous n’avez pas d’autres déclarations à faire que des déclarations fiscales et statistiques, contactez le service des impôts des entreprises.

          Le saviez-vous ?

Il est possible d’effectuer les formalités en ligne en se connectant au site www.guichet-entreprises.fr.

Combien ça coûte ? Immatriculer une entreprise nécessite quelques coûts financiers. En dehors des coûts et honoraires que vous aurez à payer à vos conseils, si vous recourez à leurs services, et sans compter les éventuels frais annexes (du type dépôt de marque, prestations accessoires, formations, etc.), les formalités obligatoires sont payantes. Les coûts varient selon que vous créez une entreprise individuelle ou une société, et sa situation géographique. Il faut tenir compte de coûts d’immatriculation proprement dit, de coûts de publication et d’insertion dans un journal d’annonces légales ou un service de presse en ligne habilité à publier des annonces légales (depuis la loi Pacte de mai 2019), etc. Prévoyez un budget pour faire face à ces dépenses obligatoires (ordre de prix très variable selon le type d’entreprise, compris en moyenne entre 50 € à 70 € pour une entreprise individuelle commerciale, 180 € à 200 € pour une entreprise artisanale et 400 € à 450 € pour une société – tarifs donnés à titre purement indicatif).

Quels documents faut-il fournir ? Lors de la déclaration de votre activité au CFE, vous devez fournir les éléments suivants :

  • les nom, nom d'usage et prénoms du déclarant pour les personnes physiques, la dénomination ou la raison sociale pour les sociétés ;
  • la forme juridique de l'entreprise ;
  • le siège de l'entreprise, le domicile du déclarant ou l'adresse de l'établissement ;
  • l'objet de la formalité ;
  • les activités générales de l'entreprise ou de l'établissement ;
  • l'existence de salariés dans l'entreprise ou dans l'établissement et, le cas échéant, leur nombre ;
  • la date d'effet de l'événement objet de la formalité ;
  • les date et lieu de naissance des déclarants personnes physiques ;
  • votre numéro de sécurité sociale ;
  • l'existence d'une activité exercée simultanément à l'activité faisant l'objet de la déclaration et, le cas échéant, la désignation de cette activité ;
  • la nature de la gérance (minoritaire, majoritaire, égalitaire), lorsque l'entreprise est une société à responsabilité limitée (SARL).


Ce que le CFE ne fait pas…

Si vous créez une société… Vous devrez rédiger (ou faire rédiger) des statuts et les enregistrer auprès du service des impôts (pensez à établir un état des actes accomplis au nom de la société en formation), désigner les premiers dirigeants ou gérants, éventuellement faire appel à un commissaire aux apports dans l’hypothèse où vous faites des apports en nature, contacter la banque pour déposer les apports en numéraire sur un compte bloqué le temps de l’immatriculation de la société, etc.

Si vous domiciliez votre entreprise chez vous… Contactez, le cas échéant, votre propriétaire pour obtenir son autorisation (la location porte, en général, sur un local affecté à l’habitation : vérifiez les éventuelles conditions prévues par le bail pour être autorisé à affecter le logement, du moins en partie, à un usage professionnel) ; si votre logement est situé dans un immeuble collectif, contactez la copropriété pour obtenir, de la même manière et pour les mêmes raisons, l’autorisation de domicilier l’entreprise chez vous.

Vos premières déclarations fiscales. Même si le CFE avertit le service des impôts de la création de l’entreprise (une déclaration d’existence lui est normalement transmise), certaines formalités seront de votre ressort. Notamment, vous devrez remplir une déclaration provisoire de cotisation foncière des entreprises (n° 1447-C), avant le 31 décembre de l’année de création : cette déclaration aura pour objet de déterminer les bases d’imposition à cette cotisation, représentée par la valeur locative des locaux utilisés pour les besoins de l’activité professionnelle.

Dans tous les cas… Pensez à :

  • contacter les services de l’INPI pour vous assurer que le nom de votre entreprise ou société est effectivement disponible (vérifiez que la marque n’est pas déjà déposée !) ;
  • inscrire l’entreprise à une caisse de retraite pour les salariés (obligatoire) et profitez-en pour vous renseigner sur votre propre couverture et prévoyance en qualité de dirigeant d’entreprise ;
  • ouvrir un compte bancaire professionnel ;
  • contacter une compagnie d’assurance pour faire le point sur les assurances obligatoires et facultatives, en fonction de la nature de votre activité (pensez à couvrir votre responsabilité civile et professionnelle !) ;
  • contacter les services de La Poste pour l’acheminement du courrier (pensez aussi aux ouvertures de ligne téléphonique et Internet).


Vers une disparition (progressive) des CFE

Le contexte. La vie des entreprises est rythmée par l’accomplissement de diverses formalités administratives, notamment relatives à leur création, à la modification de leur situation et à la cessation de leur activité.

La nouveauté. Initialement réalisées auprès des réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE), ces formalités devraient, dans un futur proche, être intégralement accomplies auprès d’un organisme unique (appelé « guichet unique ») dont la tenue doit être assurée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).

L’objectif ? Cette nouveauté, initiée par la loi PACTE du printemps 2019, vise à simplifier l’accomplissement des formalités par les entreprises qui constituent aujourd’hui une charge administrative conséquente.

Des détails. Les modalités de mise en place de ce guichet unique viennent justement d’être précisées, et détaillent notamment :

  • les modalités de collecte, de la gestion et de la transmission des dossiers de création, de modification de situation et de cessation d’activité des entreprises ;
  • le paiement des coûts qui y sont afférents ;
  • les demandes d’accès à une activité réglementée (de type notaires ou avocats) ;
  • les modalités d’assistance et d’accompagnement des entreprises dans le cadre de leur déclaration.

Mais aussi. Les nouvelles dispositions précisent également :

  • les conditions de transmission des informations nécessaires à l’exercice de leurs missions par l’organisme unique aux chambres de commerce et de l’industrie, ainsi que le type de données que celles-ci peuvent utiliser dans le cadre de leurs activités ;
  • les relations entre les entreprises déclarantes, l’organisme unique et les organismes destinataires, notamment en ce qui concerne l’obligation de recours au service.

Entrée en vigueur. Le guichet unique devrait être opérationnel à compter du 1er avril 2021 (contre le 1er janvier 2021 initialement) pour devenir, à compter du 1er janvier 2023, le seul interlocuteur des entreprises.

A noter. Les modalités transitoires applicables entre ces 2 dates font également l’objet de diverses précisions, notamment en ce qui concerne la disparition progressive des centres de formalités des entreprises.

Focus sur les paiements. Le paiement des frais légaux relatifs à l’accomplissement de formalités administratives doit être réalisé auprès du guichet électronique des formalités des entreprises par le déclarant.

Modes de paiement. Les modes de paiement acceptés dans ce cadre viennent d’être précisés. Il s’agit :

  • du paiement par carte de paiement émise par un établissement de crédit ou par une institution ou un service spécifique (de type Trésor public, Banque de France, etc.) ;
  • du paiement par un compte d'avance de paiement ouvert auprès de l'organisme en charge du guichet unique (qui est donc l’INPI).

Délai de reversement. Ces fonds sont ensuite reversés aux organismes destinataires avant le 6e jour de chaque mois, pour l’ensemble des prestations dont la notification d’accomplissement a été reçue par ce service au cours du mois précédent.

A retenir

Aujourd’hui, les formalités de création d’entreprise ou de société passent par le CFE qui met à votre disposition l’ensemble des éléments et documents à préparer et compléter en vue de la création de votre activité. Mais il ne fait pas tout…

Pensez à la rédaction des statuts de société, aux ouvertures de comptes bancaires, aux assurances, aux autorisations de domiciliation des entreprises, aux premières déclarations fiscales, etc.


J'ai entendu dire

Je viens de créer mon entreprise et j’ai reçu une demande d’inscription dans un registre d’entreprise. Est-ce une obligation ?

Il s’agit là d’une arnaque très répandue, malheureusement, qui consiste à vous proposer d’inscrire votre entreprise nouvellement créée dans un annuaire professionnel, présenté bien souvent sous une forme obligatoire. Ne répondez pas à ce type de propositions, qui sont purement facultatives (d‘autant que les coûts sont particulièrement prohibitifs). Ne vous fiez qu’aux demandes émanant du CFE ou des organismes officiels.

Doit-on déclarer le nom commercial et l’enseigne utilisé par l’entreprise ?

Si vous utilisez, outre une dénomination sociale, un nom commercial et une enseigne, il faut le déclarer au RCS. Mais attention, vous ne pouvez déclarer qu’un seul nom et une seule enseigne par établissement. Bien entendu, si votre entreprise exploite plusieurs établissements, rien n’interdit d’utiliser des noms commerciaux et enseignes différents pouvant correspondre à des activités distinctes.

Sources